یکی از مهمترین اهداف سازمان ها و ادارات همواره تکریم ارباب رجوع و تسهیل در ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی می باشد. در این میان نقش دفاتر مدیران و مسئولان دفاتر مدیران که تنظیم کننده ی ارتباط مدیران ارشد و عامل با درون و برون سازمان است نقشی کلیدی و تعیین کننده است.
امروزه در دنیا معدل زمانی که یک نامه ی اداری از مبدأ به مقصد می رسد یا معدل زمان پاسخگویی به درخواست هایی که از بیرون سازمان ها و شرکت ها به مدیران عامل شرکت ها به عنوان بالاترین مقام سازمان ارسال می گردد تا زمانی که پاسخ نامه به ارسال کننده می رسد جزء المان ها و فاکتورهایی ست که نشان می دهد که یک سازمان تا چه حد قدرتمند و پاسخگوست و نیز نشان می دهد که یک مدیر تاپ و درجه یک تا چه حد دقیق؛منظم؛مسئولیت پذیر است و مشتری مداری و تکریم ارباب رجوع که لازمه و شاکله ی دوام و استمرار وجود هر سازمان است تا چه حد برای مدیر عامل سازمان و خود سازمان مهم و اساسی است.
اهمیت این موضوع ما را بر آن داشت که به بررسی نحوه ی عملکرد دفتر مدیران نفتی در جنوب و حتی سطح وزارت نفت بپردازیم و در این تحقیق و بررسی به نکات جالب و تحسین برانگیزی در خصوص دقت؛ سرعت و نحوه ی پاسخگویی به تماس ها و مکاتبات اداری مرتبط با دفتر مدیرعامل محترم مناطق نفتخیز جنوب جایی که مهرزاد شکیب به عنوان مشاور و مدیر حوزه ی مدیرعامل فعالیت دارد رسیدیم که به شرح ذیل می باشد:
به گزارش خوزپرس و به نقل از روابط عمومی مناطق نفت خیز جنوب، دفتر مدیرعامل شرکت ملی مناطق نفت خیز جنوب طبق تحقیقات به عمل آمده ی دقیق روازنه به بیش از ۱۸۰ نامه و درخواست مکتوب پاسخ می دهد . مکاتبات سیستمی این دفتر به طور میانگین روزانه بیش از ۱۵۰ نامه عادی و قریب به ۳۰ نامه محرمانه می باشد .
مکاتبات مربوط به صندوق الکترونیک پیشنهادات و انتقادات جهت تمامی کارکنان مناطق نفت خیز جنوب نیز روزانه حدود ۲۰ مورد می باشد که تمامی متون ارسالی شخصا توسط خود مهندس بیژن عالی پور بررسی و اوامر لازم در خصوص پیشنهادات و انتقادات ارسالی بلافاصله توسط ایشان صادر می گردد که در نوع خود و با توجه به مشغله ی فراوان ایشان به عنوان مدیرعامل بزرگترین شرکت تولیدی خاورمیانه یک رکورد محسوب می گردد.
همه روزه پاسخگویی به صورت مکتوب و سیستمی و اطلاع رسانی تلفنی به تک تک افراد با حفظ موقعیت سازمانی و شأن افراد انجام می پذیرد . دریافت ایمیل های اشخاص حقیقی و حقوقی و پاسخگویی مکتوب و سیستمی به صورت روزانه حدود ۲۰ مورد در دفتر مدیرعامل مناطق نفتخیز جنوب صورت می پذیرد .
در بحث مراجعات حضوری اشخاص حقیقی و حقوقی نیز روزانه ؛بیش از ۲۰ مورد است که تلاش می شود پاسخگویی به گونه ای باشد که باعث زحمت و اتلاف وقت افراد نشده و یا به صورت پست یا فاکس یا شبکه های ارسال الکترونیکی یا تماس تلفنی در کمترین زمان ممکن پاسخ داده می شود .
تماس های تلفنی دفتر مدیرعامل شرکت ملی مناطق نفت خیز جنوب روزانه بیش از ۱۵۰ تماس است که پاسخگویی به تمام تماس ها با نهایت احترام جهت تکریم مخاطب انجام می شود .
نکته قابل توجه اینکه از زمان حضور مهرزاد شکیب در دفتر مدیرعامل تا کنون حتی یک مورد مکاتبه،مراجعه، ایمیل یا تماسی نبوده که پاسخ آن داده نشود .
مدیرعامل محترم مناطق نفتخیز جنوب با ایجاد یک سیستم پیگیری ویژه، جهت دریافت پاسخ از مدیریت ها،شرکت ها و ادارت تابع نامه های عادی هر ۴ روز یکبار،نامه های فوری هر ۳ روز یکبار،نامه های خیلی فوری هر ۲ روز یکبار و نامه های آنی هر یک روز جهت دریافت پاسخگویی پیگیری می شود که تهیه پیش نویس و ثبت صدور آنها به صورت روزانه انجام می گردد.
همچنین سیستم آنلاین صندوق الکترونیکی انتقادات و پیشنهادات در اینترانت بر اساس دستورات موکد مهندس بیژن عالی پور مدیرعامل شرکت ملی مناطق نفت خیز جنوب جهت تهیه پاسخ مناسب با نظر مناسب و در چارچوب مقررات و ضوابط جاری و پیگیری آنها تا اعلام نتیجه نهایی ایجاد شده است .
در تمامی این موارد کارکنان توانمند دفتر مدیرعامل، سرعت،دقت، تلاش مضاعف، رازداری، تکریم ارباب رجوع، امانت داری و رعایت مقررات و قوانین اداری را سرلوحه کار خود دارند .
تمامی این موضوعات در زمان مدیریت مهندس بیژن عالی پور و بعد از انتصاب مهرزاد شکیب به عنوان مشاور و مدیر حوزه ی دفتر مدیرعامل به نحو احسن انجام پذیرفته و در تاریخ مناطق نفتخیز جنوب و با بررسی های دقیق انجام گرفته بی سابقه و کم نظیر بوده است.
البته مهرزاد شکیب در زیر مجموعه ی خود از یکی از نیروهای هنرستان فنی نفت به نام ابوالقاسم حبیبی‌پور به عنوان مسئول پیگیری های ویژه ی دفتر خود بهره می گیرد که ایشان قبلا به عنوان کارمند نمونه در شرکت نفت و گاز کارون انتخاب گردیده و به گواه عملکرد… یکی از دقیق ترین و منظم ترین کارمندان شاغل در مناطق نفتخیز جنوب می باشند
گماردن مهرزاد شکیب به عنوان مدیر حوزه مدیرعامل نشان از شناخت صحیح و دقیق مدیرعامل محترم مناطق نفتخیز جنوب از سرمایه های انسانی سازمان و نحوه ی چینش صحیح و کارآمد پرسنل در جایگاه های مناسب سازمانی را دارد که امروز باعث گردیده شرکت ملی مناطق نفتخیز جنوب در عرصه ی پاسخگویی و تکریم ارباب رجوع یکی از بهترین و سرآمدترین شرکت های حال حاضر کشور باشد.
